Campus-Management

EU AI Act ab 2. August 2026: Was Hochschulen jetzt beachten müssen

Claudia

Ab dem 2. August 2026 gelten weitere zentrale Vorgaben des EU AI Acts. Betrifft uns als Hochschule das? Müssen wir jetzt unsere KI-Tools prüfen lassen? Was passiert, wenn wir nichts tun? Die kurze Antwort: Es kommt sehr darauf an, was Sie mit KI machen. Die längere Antwort lesen Sie hier.

Lehrender und Studierende betrachten digitale KI-Symbole mit EU-Karte im Hintergrund – EU AI Act und Hochschulen
Illustration: KI-generiertes Bild (Dr. Maex / TraiNex) – EU AI Act und Hochschulen im digitalen Zeitalter

Was gilt ab 2. August 2026?

Wer mit einem KI-System interagiert, muss grundsätzlich erkennen können, dass es sich um KI handelt. Ein Chatbot für Studierende oder ein digitaler Assistent sollte sich daher spätestens zu Beginn des Gesprächs eindeutig als KI-System zu erkennen geben – sofern dies nicht ohnehin offensichtlich ist.

Für Hochschulen bedeutet das vor allem:

  • KI-Chatbots eindeutig kennzeichnen,
  • KI-generierte Medien nicht als authentische Aufnahmen ausgeben,
  • Verantwortlichkeiten für eingesetzte KI-Systeme festlegen,
  • den KI-Einsatz nachvollziehbar dokumentieren.

KI-Kompetenz bleibt Pflicht

Bereits seit Februar 2025 müssen Einrichtungen Maßnahmen zur Förderung der KI-Kompetenz ihrer Beschäftigten anbieten. Ab August 2026 kann die Einhaltung dieser Verpflichtung stärker kontrolliert werden.

Ein bestimmtes Zertifikat ist nicht vorgeschrieben. Sinnvoll sind jedoch:

  • interne Regeln für ChatGPT und andere KI-Werkzeuge,
  • Schulungen zu Datenschutz, Halluzinationen und vertraulichen Daten,
  • besondere Einweisungen für sensible Bereiche wie Prüfungsamt, Zulassung und Personal,
  • eine Dokumentation der angebotenen Maßnahmen.
  • TraiNex unterstützt Sie mit dem E-Tutorial „KI an der Hochschule in 10 Kapitel“. Diese können Sie direkt im TraiNex für Lehrkräfte und Verwaltungsmitarbeitende hinterlegen, absolvieren lassen und den Nachweis automatisch dokumentieren. Sprechen Sie uns an.

Sind Studierende betroffen?

Studierende sind bei der privaten Nutzung allgemein verfügbarer KI-Werkzeuge normalerweise weder Anbieter noch Betreiber im Sinne des AI Acts. Sie sind jedoch als betroffene Personen geschützt. Nutzt eine Hochschule KI für Zulassung, Prüfungsbewertung oder Prüfungsüberwachung, entstehen Pflichten für die Hochschule.

Was gilt für Lehrkräfte?

Lehrkräfte sind ebenfalls weder Anbieter noch Betreiber im Sinne des AI Acts. Sie müssen aber die Vorgaben der Hochschule, den Datenschutz, das Urheberrecht und die Prüfungsordnungen beachten. Um die Verwendung von KI für diese Bereiche abschätzen zu können, ist eine Teilnahme an einer Fortbildung notwendig.

Wie TraiNex KI-Funktionen einordnet

Bei TraiNex betrachten wir jede KI-Funktion anhand ihres konkreten Zwecks und ihrer Auswirkungen.

KI-gestützte Suchfunktionen, Textvorschläge, Zusammenfassungen und allgemeine Chatbots unterstützen Nutzerinnen und Nutzer, ohne selbst über Zulassungen, Noten oder Sanktionen zu entscheiden. Diese Risikoklassen sind weitgehend unproblematisch erlaubt.

Anders kann es aussehen, wenn ein KI-Ergebnis unmittelbar für folgenreiche Entscheidungen verwendet wird. Eine automatische Auswertung von Anwesenheitsdaten ist beispielsweise anders zu bewerten, wenn daraus ohne weitere Prüfung die Prüfungszulassung abgeleitet wird.

Deshalb prüfen wir insbesondere:

  • Einsatzzweck und verwendete Daten,
  • Auswirkungen auf Studierende und Beschäftigte,
  • Grad der Automatisierung,
  • menschliche Kontrollmöglichkeiten,
  • Protokollierung und Nachvollziehbarkeit,
  • Datenschutz und IT-Sicherheit.

Was gilt für KI-Agenten?

KI-Agenten bilden im AI Act keine eigene Risikokategorie. Entscheidend ist auch hier, welche Aufgaben sie übernehmen.

Ein Agent, der Dokumente vorbereitet, Informationen überträgt oder Änderungen zur Freigabe vorschlägt, ist anders zu bewerten als ein Agent, der selbstständig Zulassungen ablehnt, Noten verändert oder Personen sanktioniert. Letzteres wäre zu autonom und gem. AI Act zu riskant. Um eine akzeptable und erlaubte Risikoklasse zu erreichen, wäre mindestens die Freigabe durch einen Mensch zwingend notwendig.

Bei TraiNex-KI-Agenten setzen wir deshalb auf:

  • klar begrenzte Zuständigkeiten,
  • abgestufte Zugriffsrechte,
  • vollständige Protokollierung,
  • menschliche Freigaben bei folgenreichen Vorgängen,
  • die Möglichkeit, Aktionen zu stoppen oder rückgängig zu machen,
  • Einschränkung der KI-Autonomie.
    Siehe waas.campus-management-system.de

Was Hochschulen jetzt tun sollten

Hochschulen und Bildungsträger sollten jetzt:

  1. ihre eingesetzten KI-Systeme erfassen,
  2. deren konkrete Einsatzzwecke dokumentieren,
  3. KI-Chatbots und generierte Inhalte korrekt kennzeichnen,
  4. Beschäftigten geeignete Schulungen und Leitlinien anbieten,
  5. Anwendungen mit Einfluss auf Zulassung, Prüfungen oder Personalentscheidungen besonders prüfen.

Fazit

Ab dem 2. August 2026 werden für Hochschulen vor allem Transparenz, Kennzeichnung und dokumentierte Verantwortlichkeit wichtiger.

Nächster Termin: Die umfassenden Hochrisiko-Anforderungen für den Bildungsbereich gelten ab dem 2. Dezember 2027.

KI-Agenten im Campus-Management: autonome digitale Mitarbeitende?

Claudia

KI-Agenten sind mehr als nur smarte Chatbots. Das Hochschulforum Digitalisierung hat im Mai 2026 ein viel beachtetes Papier zur „Agentischen KI im Hochschulsystem“ veröffentlicht (PDF-Link am Ende/Umfang: 20 Seiten) – und bringt damit auf den Punkt, was viele Hochschulverantwortliche bereits ahnen: Die nächste Welle der KI-Integration betrifft nicht das interaktive Antworten auf Fragen im Chat, sondern: Das zielorientierte und weitgehend autonome Ausführen von Aufgaben mit verfügbaren Tools. Vordefinierte KI-Workflows sind dabei hilfreich, aber auch ohne diese Workflows sucht der KI-Agent nach einer Lösung, erfasst Zustände, agiert autonom und löst Aktionen aus z.B. im Bereich Einsatzplanung, Prüfungsamt oder Marketing. Das dürfte weniger die Studierenden direkt betreffen sondern eher die Prozesse in der Verwaltung. Was bedeutet das für das Campus-Management?

KI-Agenten im Campus-Management — zum Vergrößern anklicken | Foto: Alex Knight / Pexels

Chatbot vs. Agent: Ein grundlegender Unterschied

Ein KI-Chatbot antwortet. Ein KI-Assistent folgt einem Workflow. Ein KI-Agent handelt. Das klingt simpel, ist aber der entscheidende Unterschied. Während ein Chatbot auf eine Frage reagiert und dann wartet, kann ein KI-Agent eine Aufgabe entgegennehmen, eigenständig mehrere Schritte planen und ausführen — und dabei auf Daten, Systeme, Tools und andere Agenten zugreifen. Er agiert quasi wie ein Mitarbeitender.

Konkret: Ein Chatbot antwortet einem Verwaltungsmitarbeiter auf „Wer ist zur Prüfung zugelassen?“ mit „Gem. der aktuellen Daten-Liste: alle“. Ein KI-Agent „Prüfungsamt“ hingegen könnte abarbeiten, was nötig ist für die Prüfung, z.B. eigenständig, welche Voraussetzungen für die Prüfungsanmeldung erfüllt sein müssen und ob Studierende diese individuell erfüllen, checkt dann Anwesenheitsquoten, trägt „zugelassen“ pro Studierenden ein, schickt eine individuelle Info an kritische Kandidaten und informiert das Prüfungsamt mit einem Report – ohne dass ein Mensch jeden Schritt anstoßen muss. Der KI-Agent macht das jeden Morgen zwischen 6.00 und 7:30 Uhr.

Was bedeutet das für das Campus-Management?

Im Hochschulbetrieb gibt es zahlreiche Prozesse, die heute noch manuell oder halbautomatisch ablaufen — und die für KI-Agenten geradezu prädestiniert sind:

  • Prüfungsanmeldung mit Voraussetzungsprüfung: Der Agent prüft eigenständig, ob Teilnahmevoraussetzungen erfüllt sind, und meldet den Studierenden automatisch an oder leitet Grenzfälle an einen menschlichen Verwaltungsmitarbeitenden weiter.
  • Dokumentenmanagement: Eingehende Anträge werden klassifiziert, weitergeleitet und — sofern möglich — direkt bearbeitet, bevor ein Mensch die Freigabe erteilt.
  • Stundenplanoptimierung: Auf Basis von Raumbelegung, Dozentenverfügbarkeit und Studierendenzahlen erstellt der Agent Planungsvorschläge oder bucht Räume selber um.
  • Betreuungsaufgaben: Frühwarnsystem bei Anwesenheitsabfall oder drohenden Prüfungsfehlern — inklusive automatischer Benachrichtigung an Studiengangsleitung.
  • FAQ und Servicekommunikation: Häufig gestellte Anfragen werden vollständig und kontextbezogen beantwortet, ohne Sekretariatskapazitäten zu binden.
  • Studiengang-Anlage: Modulhandbücher werden überprüft und übertragen ins Campus-Management inkl. Zeitverläufen und Lehrkräften, die bei Bedarf informiert und angefragt werden.
  • Allgemeine Presse-Recherche: Suche nach spannenden Themen für unseren Social-Media-Auftritt, sende uns jede Woche 3 Vorschläge und entwerfe Text sowie Bild für Instagram und trage es dort, nach Freigabe, ein.

Dabei ist entscheidend: Der Agent handelt innerhalb klar definierter Grenzen und mit menschlicher Kontrollmöglichkeit. Er ist dabei nicht nur Antwortgeber oder Assistent, sondern der Agent ist Entscheider — und jede Entscheidung muss dann aber auch im Nachhinein nachvollziehbar sein (Explainable AI). Und: Die Grenzen müssen eng so gesetzt sein, dass Governance, DSGVO und AI ACT jederzeit eingehalten werden.

TraiNex und KI-Agenten: WAAS — Workforce as a Service

Bei TraiNex entwickeln wir den Agenten-Ansatz unter dem Konzept WAAS — Workforce as a Service weiter. Die Idee: KI-Agenten bekommen ein Onboarding, einen Arbeitsplatz, Rechner und Mailadresse sowie einen TraiNex-Zugang mit zugewiesenen Rechten. Der TraiNex-KI-Agent übernimmt definierte Aufgabenpakete im Campus-Management und handeln dabei im eigenen Namen im Auftrag der Hochschule — dokumentiert, nachvollziehbar und regelkonform.

Erste Praxistests waren sehr erfolgreich. TraiNex-KI-Agenten reagieren auf Mails, lesen Anhänge, tragen Daten ein oder überprüfen Listen, typischerweise nachts, entweder automatisch oder auf Zuruf. Die TraiNex-KI-Agenten kennen die TraiNex-Funktionen in- und auswendig. Ein KI-Teamleiter ist dabei Vermittler zwischen menschlichem Vorgesetzten und einem Team von KI-Unter-Agenten. Der KI-Teamleiter darf dabei auch Aufgaben an Menschen verteilen falls nötig, für z.B. einen Telefonanruf. Spannend? Neugierig? Mehr unter waas.ki-campus.eu

Fazit

KI-Agenten sind kein Science-Fiction-Konzept mehr. Sie werden Campus-Management-Systeme in den nächsten Monaten und Jahren grundlegend verändern — als digitaler Mitarbeitender, der zunächst Routineaufgaben übernimmt. Wir vom TraiNex sind vorbereitet. Und Hochschulen, die sich jetzt damit beschäftigen, und rechtskonforme Einsatzmöglichkeiten austesten, dürften im Wettbewerb gut aufgestellt sein.

→ Zum vollständigen Paper des Hochschulforum Digitalisierung (PDF)