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Wenn eine Hochschule heute eine KI-Leitlinie verabschiedet, dreht sich der Inhalt fast immer um dieselben Fragen: Dürfen Studierende ChatGPT für Hausarbeiten nutzen? Wie erkennt das Prüfungsamt KI-generierte Abgaben? Was gilt für mündliche Prüfungen? Das ist verständlich — Lehre und akademische Integrität sind das Kerngeschäft jeder Bildungseinrichtung. Doch eine umfangreiche Analyse des Hochschulforums Digitalisierung (HFD) zeigt, dass dabei ein ganzer Bereich systematisch vergessen wurde: die Verwaltung.

30 Leitlinien, 16 Bundesländer — und eine auffällige Lücke

Im Mai 2026 veröffentlichte das HFD seinen „Leitlinien-Check 2026″, eine vergleichende Untersuchung von 30 offiziell publizierten KI-Leitlinien aus allen 16 deutschen Bundesländern. Die Studie, erstellt vom CHE Centrum für Hochschulentwicklung, zeichnet ein differenziertes Bild des Status quo: Viele Hochschulen haben den Schritt von der ad-hoc-Reaktion zur strategischen Gestaltung vollzogen. Frühe Leitlinien wollten vor allem Schaden abwenden — heute sollen sie den Weg weisen.

Das HFD beschreibt KI-Leitlinien als „Enabling-Dokumente“: Texte, die nicht nur regulieren, sondern auch kontextualisieren und inspirieren. Kluge Leitlinien, so die Analyse, geben Hochschulangehörigen Orientierung in einem Umfeld, das sich technologisch und rechtlich schneller verändert als jede Satzung.

Unter den herausgearbeiteten „blinden Flecken“ findet sich — neben Barrierefreiheit und ökologischem Ressourcenverbrauch — ausdrücklich die Hochschulverwaltung. Fast alle untersuchten Dokumente adressieren Lehrende und Studierende. Verwaltungsprozesse, also Campus-Management, Prüfungsorganisation, Dokumentenmanagement oder Sekretariatsarbeit, kommen kaum vor.

Warum das ein Problem ist

Die Verwaltung ist das Rückgrat einer Hochschule. Ohne funktionierende Prozesse in der Prüfungsorganisation, Immatrikulation oder Datenverwaltung kann auch die beste Lehre nicht reibungslos laufen. Und gerade hier hat KI ein erhebliches Potenzial — aber auch ein erhebliches Risiko, wenn es keine klaren Regeln gibt.

Nehmen wir die Prüfungsanmeldung: In vielen Einrichtungen prüfen Mitarbeiter manuell, ob ein Studierender die Zulassungsvoraussetzungen erfüllt — ein fehleranfälliger, zeitaufwändiger Prozess. KI-gestützte Systeme können diese Prüfungen automatisiert und konsistent durchführen. Aber wer trägt die Verantwortung, wenn der Algorithmus irrt? Welche Daten darf das System nutzen? Wie lange werden Entscheidungsprotokolle aufbewahrt?

Oder die Dokumentenverwaltung: Hochschulen verwalten Tausende sensibler Dokumente — Noten, Anträge, Prüfungsunterlagen. KI kann dabei helfen, Dokumente zu klassifizieren, Fristen zu überwachen und Bearbeitungszeiten zu verkürzen. Doch ohne eine klare Leitlinie bleiben Fragen offen: Welche KI-Tools sind datenschutzkonform? Wer darf die Systeme einsetzen, wer nicht?

Das Schweigen der Leitlinien dazu ist kein Nischenproblem. Es bedeutet, dass Verwaltungsmitarbeitende täglich Entscheidungen treffen, ohne institutionellen Rückhalt. Das schafft Rechtsunsicherheit — und blockiert sinnvolle Effizienzgewinne.

EU AI Act verschärft den Handlungsbedarf

Die Analyse des HFD verweist auch auf den EU AI Act, der seit 2025 verbindliche Anforderungen an den KI-Einsatz stellt. Hochschulen, die KI in der Verwaltung einsetzen, müssen die betroffenen Systeme klassifizieren, dokumentieren und in bestimmten Fällen spezifische Schutzmaßnahmen treffen. Wer das nicht regelt, bewegt sich in einer regulatorischen Grauzone.

Systeme, die automatisiert über Zulassungen oder Prüfungsberechtigungen entscheiden, fallen je nach Ausgestaltung unter das „hochriskant“-Profil des AI Acts — mit entsprechenden Dokumentationspflichten. Eine KI-Leitlinie, die die Verwaltung ausspart, gibt hier keine Orientierung.

Was Hochschulen jetzt tun sollten

Der HFD-Blickpunkt endet mit dem Aufruf, KI-Leitlinien dynamisch zu gestalten — nicht als statische Dokumente, sondern als lebendige Rahmenbedingungen, die sich mit der technologischen Entwicklung weiterentwickeln. Das gilt erst recht für die Verwaltung.

Konkret bedeutet das: Hochschulen sollten ihre bestehenden Leitlinien um einen Abschnitt zur KI in der Verwaltung ergänzen. Darin sollte geregelt sein, welche Prozesse durch KI unterstützt werden dürfen, welche Datenschutz- und Transparenzanforderungen gelten, und wie Mitarbeitende im Umgang mit KI-Tools qualifiziert werden.

Campus-Management-Systeme wie TraiNex, die Prüfungsorganisation, Anwesenheitserfassung und Dokumentenverwaltung digital abbilden, können dabei eine strukturierende Rolle beim Kontext spielen: Sie schaffen zunächst die datenbankgestützte Grundlage, auf der KI sinnvoll und regelkonform aufsetzen kann — wenn die institutionellen Rahmenbedingungen stimmen. Aber auch mehr: TraiNex kann Listen gezielt anonymisieren und verwendet prozessintegriert direkt DSGVO-konforme KI-Modelle für einen Verwaltungssupport, bei dem die Daten niemals den kontrollierten Bereich des Campus-Management-Systems verlassen.

Fazit

Das Hochschulforum Digitalisierung hat mit seinem Leitlinien-Check 2026 eine wichtige Bestandsaufnahme geliefert. Der Befund ist eindeutig: Die deutsche Hochschullandschaft hat in den letzten zwei Jahren bei der strategischen KI-Integration Fortschritte gemacht — aber die Verwaltung wurde dabei vergessen. Es ist Zeit, das zu korrigieren.

Dass Hochschulen bei KI in der Lehre schneller voranschreiten als in der Verwaltung, war dabei kein neues Phänomen: Bereits eine empirische Befragung aus dem Jahr 2023 im Rahmen einer Publikation zum KI-Reifegrad hatte gezeigt, dass der Bereich Lehre durch KI deutlich schneller durchdrungen wird als die Verwaltung. In der KI-Reifegrad-Matrix für Hochschulen sind viele Hochschulen immer noch eher als „AI-Teaching-Experimenter“ einzuordnen — also Hochschulen, die KI-Einsatz lehren. Der Status eines „AI-Process-Professional“, also einer Einrichtung, die KI systematisch in z.B. Verwaltungsprozesse integriert hat, bleibt dagegen die Ausnahme.

→ Workshop-Materialien zur KI-Reifegrad-Matrix frei verfügbar

→ Zum vollständigen HFD-Blickpunkt „KI-Leitlinien im Check 2026″