Im August haben wir hier kritisiert, dass die KI-Leitlinien vieler Hochschulen die Verwaltung kaum berücksichtigen. Jetzt gibt es Zahlen dazu, wie KI in der Hochschulverwaltung tatsächlich genutzt wird. Sie bestätigen den Befund und machen ihn konkreter: KI ist im Alltag angekommen, die Hochschulen als Organisation aber noch nicht.
Die Befragung
Forschende der Universität Mannheim und der Hochschule Ravensburg-Weingarten haben im Projekt bwKI-Transfer zwischen Oktober 2025 und Januar 2026 343 Beschäftigte an 17 Hochschulen in Baden-Württemberg befragt. 52 Prozent arbeiten in der Verwaltung, unter anderem in IT, Studierendenservice, Lehrorganisation und Prüfungsverwaltung. Die Stichprobe ist nicht repräsentativ: 55 Prozent der Antworten kommen von einer Universität. Als Lagebild ist sie dennoch aufschlussreich.
Die Zahlen
- 75 Prozent nutzen KI-Werkzeuge; 65 Prozent der Nutzenden tun das mehrmals pro Woche.
- Der Zugang läuft am häufigsten über private Konten (44 bis 49 Prozent je Werkzeug), dienstliche Konten liegen bei 12 bis 28 Prozent.
- 62 Prozent haben keine KI-Schulung besucht.
- Als Hürden nennen die Nutzenden Datenschutzbedenken (61 Prozent), fehlende Einbindung in Arbeitsabläufe (45 Prozent) und unklare Regeln (40 Prozent).
- Das größte Potenzial sehen sie in der Automatisierung wiederkehrender Aufgaben (70 Prozent). Unverändert bleiben soll vor allem der persönliche Kontakt (83 Prozent).
Zugleich nennen 67 Prozent den Verwaltungsaufwand und 54 Prozent unklare Prozesse als größte Belastung im Arbeitsalltag.
Was die Zahlen bedeuten
Wer Studierendendaten in ein privates KI-Konto kopiert, um eine Bescheinigung zu formulieren oder eine Anfrage zusammenzufassen, handelt pragmatisch, aber außerhalb jeder Kontrolle der Hochschule. Das ist kein Fehlverhalten Einzelner, sondern eine Folge fehlender Angebote: Die Beschäftigten wollen KI nutzen, finden sie aber nicht dort, wo sie arbeiten.
Hinzu kommt eine Pflicht, die seit dem 2. Februar 2025 gilt: Nach Art. 4 der KI-Verordnung (AI Act) müssen Einrichtungen, die KI einsetzen, für ausreichende KI-Kompetenz ihres Personals sorgen. 62 Prozent ohne Schulung zeigen, wie groß der Abstand noch ist.
Was Hochschulen jetzt tun können
- Dienstlichen Zugang schaffen: KI dort anbieten, wo die Arbeit stattfindet, mit Rollen und Rechten statt mit Copy-and-paste.
- Mit wiederkehrenden Aufgaben beginnen: Standardanfragen, Bescheinigungen, Zusammenfassungen – dort, wo die Beschäftigten selbst den größten Nutzen sehen.
- Schulung nachweisbar machen: Kurze, praxisnahe Formate; 58 Prozent derer, die schon eine Schulung besucht haben, fanden praktische Übungen hilfreich.
Und TraiNex? In Campus-System TraiNex sind Kurz-Tutorials zu KI direkt in TraiNex integriert und nachweisbar absolvierbar. TraiNex bindet KI-Funktionen dann direkt in die bestehenden Verwaltungsabläufe ein, mit den Rollen und Rechten, die dort ohnehin gelten. Mit genau den Dokumenten, die dort freigegeben sind, teils mit automatischer Schwärzung/Anonymisierung. Auch bekommt ein Prüfungsamt-Mitarbeiter andere KI-Assistenten, andere KI-Funktionen, KI-Modelle und RAG-Dokumente als ein Bewerber oder ein Studierender. Und die KI-Agenten? Die Agenten sind an die Stellen von realen Mitarbeitenden angelehnt und die Rechte sind entsprechend des TraiNex-Rechtesystems granular zuweisbar.
Fazit
Die Befragung zeigt keine KI-Skepsis, sondern eine Lücke im Angebot. 92 Prozent der Befragten sagen, KI kann ihre Arbeit unterstützen. Die Frage ist, ob das künftig im privaten Browser-Tab oder im Prozess der Hochschule geschieht.
Quelle: Ay, F.; Lingnau, J.; Hofmeister, M.; Pfister, A.: Künstliche Intelligenz in der Hochschulverwaltung: Ergebnisse einer Querschnittsbefragung an Hochschulen in Baden-Württemberg (uDay 2026)
