Stellenbesetzungen, die Wochen dauern. Kolleginnen im Urlaub oder krank. Routineaufgaben, die sich stapeln. Für viele Hochschulverwaltungen ist das Alltag — und es kostet Zeit, die eigentlich den Studierenden gehören sollte. Workforce as a Service (WaaS) bietet einen neuen Ansatz: digitale Mitarbeitende, die direkt im TraiNex arbeiten — und das menschliche Team entlasten, nicht ersetzen.
Was steckt hinter WaaS?
WaaS steht für Workforce as a Service — digitale Mitarbeitende, die speziell für den Einsatz in Campus-Management-Systemen geschult sind. Sie erhalten ein eigenes TraiNex-Benutzerkonto, eine eigene Rolle und ein eigenes Mailpostfach. Anders als allgemeine KI-Tools sind sie von Anfang an mit den spezifischen Prozessen einer Hochschule vertraut — die Einarbeitungszeit beträgt rund einen halben Tag.
Rund um die Uhr verfügbar, 100 Prozent TraiNex-kompatibel und flexibel einsetzbar: WaaS-Agenten unterstützen dort, wo die Kapazitäten knapp werden — ob planbar oder spontan auf Zuruf.
Was übernehmen digitale Mitarbeitende konkret?
Das Aufgabenspektrum ist breit: Terminverschiebungen koordinieren, Modulhandbücher aktualisieren, Anwesenheitsprüfungen durchführen, Räume planen, Krankenkassendaten verwalten oder Prüfungszulassungen prüfen. Auch komplexere Aufgaben sind möglich — digitale Teams aus mehreren Agenten bearbeiten parallel verschiedene Aspekte eines Vorgangs.
Das entscheidende Prinzip dabei: WaaS-Agenten entlasten das Team bei Routineaufgaben, damit die Menschen sich auf das Wesentliche konzentrieren können — auf Beratung, Entscheidungen und den direkten Kontakt mit Studierenden. Menschen bleiben der Kern jeder Hochschule.
Unterstützung, keine Ersetzung
Ein häufiges Missverständnis: KI ersetzt Stellen. Beim WaaS-Ansatz ist das ausdrücklich nicht das Ziel. Digitale Mitarbeitende springen ein, wenn Kapazitäten fehlen — im Krankheitsfall, in Spitzenzeiten, bei einmaligen Projekten. Sie ergänzen das Team, nicht ersetzen es. Die Entscheidungshoheit und der persönliche Kontakt bleiben beim Menschen.
Fazit
WaaS ist kein Science-Fiction-Szenario, sondern eine praxisnahe Antwort auf einen realen Engpass: zu viele Aufgaben, zu wenig Zeit, zu knappe Personalressourcen. Die Technologie ist da — und sie kann heute schon helfen, ohne dass ein langer Implementierungsprozess nötig ist. Hochschulen, die TraiNex nutzen, können direkt starten.
→ Mehr Informationen und Demo-Termin vereinbaren oder Kontakt per E-Mail: WAAS@ki-campus.eu